Facture Electronique

Anticipez la facture électronique!

Dans sa loi de finances 2020, l’état français a opté pour la généralisation de la facture électronique dans les échanges entre entreprises.

Suite au récent report annoncé en juillet 2023, un nouveau calendrier a été fixé . C’est pour cela qu’OCM va vous guider et vous informer afin de bien vous préparer!

Qu’est-ce qu’une e-facture ?

La facture électronique (ou e-facture) est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire.

En tant qu’opérateur de dématérialisation(OD), SAGE et EBP vous permettront de générer vos factures aux formats réglementaires . Vos factures seront adressées aux clients par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire publique ou privée.

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Qu’est-ce qu’une e-facture ?

La facture électronique (ou e-facture) est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire.

En tant qu’opérateur de dématérialisation(OD), SAGE et EBP vous permettront de générer vos factures aux formats réglementaires . Vos factures seront adressées aux clients par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire publique ou privée.

Calendrier de la facturation électronique

Ce qui va changer pour vous dès 2026 !

Dès le 1er septembre 2026, il ne sera plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple. Toutes les entreprises devront :
Accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs
Être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale.

À partir du 1er septembre 2026 pour les plus grandes, et progressivement jusqu’en septembre 2027 pour les autres, toutes les entreprises devront :
disposer de la capacité d’émettre des factures électroniques dans les formats conformes.
Pouvoir les transmettre automatiquement à leurs clients par l’intermédiaire d’une plateforme qu’elles auront librement choisie.

Assurez-vous d’être en conformité. Quatre modalités de facturation électronique seront acceptées :

  • L’échange des factures, qu’elles soient aux formats structurés (UBL 2.A et CII) ou mixtes (comme le standard franco-allemand Factur-X), doit répondre à la norme européenne EN16931 et inclure un PDF lisible, permettant ainsi aux plateformes publiques ou privées de produire des factures à la fois structurées et facilement lisibles à l’écran.
  • Des formats optionnels (format EDIFACT, par exemple), sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
  • Des flux dématérialisés (via EDI, API…) ou une saisie en ligne sur la plateforme publique

Il sera obligatoire de conserver les factures électroniques dans leur format informatique original. L’archivage consiste en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.

L’instauration d’un réseau de facturation où tous les acteurs BtoB sont interconnectés s’accompagne d’une transparence totale sur l’avancement du traitement de chaque facture, statut par statut :

Quatre statuts, obligatoires, seront communiqués par toutes les plateformes :

  1. Déposée
  2. Rejetée
  3. Refusée
  4. Encaissée

D’autres statuts (mise à disposition ; prise en charge ; approuvée ; approuvée partiellement ; paiement transmis), recommandés mais facultatifs, et d’autres encore, dits libres, seront inclus ou non dans les offres de services des plateformes. Ces statuts vont pouvoir être traités comme des informations de gestion et non comme des informations de facture. En clair, la gestion du crédit clients, la gestion de la trésorerie et la business intelligence s’en trouvent profondément optimisées.

Le e-reporting est la transmission de données à l’administration fiscale. Ces nouveaux flux doivent être transmis :

  • en cas de transaction B2B internationale pour les factures envoyées ou reçues (hors importation de biens)
  • en cas de transaction B2C (factures, Z caisse, transaction hors factures)
  • pour l’encaissement (lorsqu’il est relatif aux factures de prestation de service dont la TVA est collectée à l’encaissement)

Comment ça marche ?
La fréquence des flux e-reporting est définie en fonction du régime de TVA de l’entreprise. La plateforme d’émission choisie par l’entreprise (PPF ou PDP) concentre et transmet ces flux à destination de l’administration fiscale.

PPF ou PDP, quelle plateforme choisir ?

Les plateformes de dématérialisation, publiques et privées, constituent l’accès au réseau d’échanges de données de facturation. Elles sont donc indispensables à la transmission et à la réception des factures. Chaque entreprise doit faire son choix en fonction de ses besoins et de ses activités.

Plateforme publique gratuite mise à disposition par l’État français. Cette solution mutualisée prend en charge le dépôt, la réception et la transmission des factures au format électronique. De plus, le PPF centralise les données de facturation et les transmet à l’administration fiscale.

C’est un annuaire centralisé des entreprises. Elles  peuvent l’utiliser pour échanger des factures électroniques sans passer par une PDP, mais il offre des fonctionnalités moindres.

Les PDP sont des plateformes de dématérialisation privées, appelées à être certifiées par l’État pour 3 ans renouvelables. 

Elles proposent des fonctionnalités supplémentaires par rapport au PPF, ce qui les rend pertinentes pour les structures ayant des volumes de facturation importants ou des besoins de contrôle métiers. Il existe une liste de candidats pour devenir PDP mais à ce jour, aucune immatriculation n’a été délivrée. Toutefois, notre partenaire SAGE est candidat pour devenir une PDP. 

En plus des services obligatoires, les PDP apporteront aux entreprises le bénéfice de services optionnels à valeur ajoutée dont voici quelques exemples :

  • Attestation de transmission de chaque facture à son destinataire
  • Suivi et relances
  • Archivage des factures et des documents afférents (bon de commande…)
  • Rapprochement factures et paiements
  • Gestion de formats différents de ceux prévus par le PPF, selon les besoins de leurs clients
  • Gestion de la facturation des clients B2B domiciliés à l’étranger.

Quel est le circuit des factures ?

Soyez conforme dès maintenant!

Soyez conforme dès maintenant!

Faites un audit de votre système d'information

Passez en revue tous les processus et modules qui sont touchés par les changements et analysez la façon dont les factures sont traitées. Et leur correspondance aux 36 cas d’usage de la facturation électronique que vous trouverez à ce lien:Spécifications externes B2B | impots.gouv.fr

Nettoyez votre base de données

Mettez à jour vos fichiers clients et fournisseurs. Les plateformes de dématérialisation identifient les entreprises impliquées dans chaque transaction par leur numéro SIRET et leur numéro de TVA intracommunautaire. Pour pouvoir émettre des factures, vous devez disposer d’un fichier associant le numéro SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire à chaque entité concernée. Si ces informations sont incorrectes ou erronées, votre facture sera bloquée.

Mettez vos factures en conformité

Selon la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP):Les 4 nouvelles mentions obligatoires sur les factures : 

  • L’adresse de livraison des marchandises (si elle est différente de l’adresse du client)
  • Le numéro SIRET du client
  • La distinction entre les livraisons  de biens et les prestations de services
  • L’option « TVA d’après les débits » lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la taxe sur les débits. 

Mettez à jour votre solution de gestion

C’est dès maintenant que vous devez mettre en place des solutions compatibles avec l’arrivée de ces nouvelles obligations car certains arbitrages techniques définis par l’état seront rendus dans les semaines et mois à venir. Assurez vous que votre solution de gestion sera bien en conformité avec les processus suivants : E-invoicing* entrant, sortant et E-reporting**. OCM vous accompagne dans la mise en application de la conformité en s’appuyant sur les solutions des éditeurs SAGE et EBP leaders sur leur marché.

* Facture électronique, soit facture émise ou réceptionnée
** Transmission de données l’administration fiscale, relatives aux transactions B2C, B2B internationales et encaissement des prestations de services

FAQ

Une e-facture est une facture électronique, tout simplement. Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée avec un minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures papier ou du PDF ordinaire. Le gouvernement a adopté une loi en 2022 qui oblige toutes les entreprises exerçant une activité en France à utiliser la facture électronique. 

Il s’agit de formats de factures numériques qui fonctionneront avec les plateformes de dématérialisation partenaires (le portail public de factures ou une autre plateforme numérique). Factur-X est un format mixte ou hybride qui contient à la fois une partie lisible de la facture (PDF) et des données structurées (XML). UBL est un autre type de format structuré défini dans un document XML.

Pour créer une facture électronique, vous devez utiliser une solution de facturation ou de gestion commerciale. Lorsqu’une facture est prête à être envoyée, elle sera transformée dans un format de fichier spécifique (Factur-X ou UBL ou CII) qui contient toutes les informations obligatoires attendues. La facture est ensuite transmise sous forme dématérialisée et déposée sur la plateforme de dématérialisation choisie par l’entreprise émettrice.

La facturation électronique s’applique à tous les assujettis à la TVA, même ceux qui sont exemptés du paiement de la taxe sur la valeur ajoutée. Un assujetti à la TVA est toute personne physique ou morale qui exerce de manière indépendante et régulière une activité économique.

En revanche, si vous effectuez exclusivement des opérations exonérées (santé, activités d’enseignement, etc.), vous n’entrez pas dans le champ d’application du dispositif.

Oui, vous pouvez toujours refuser une facture, même électronique. La plateforme de dématérialisation que vous avez choisie vous donnera la possibilité de refuser une facture si elle vous a été envoyée par erreur ou si elle contient des erreurs.

L’obligation d’émettre des factures au format électronique et de transmettre les données de paiement à l’administration (e-reporting) interviendra de manière progressive :

 

  • Le 1er septembre 2026 pour les entreprises de taille intermédiaire et les grandes entreprises.
  • Le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises.
Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique, quelle que soit leur taille, dès que leurs fournisseurs seront obligés de les émettre au format électronique.

Une entreprise qui ne dispose pas d’une solution informatique adaptée devra ressaisir les factures et les flux Ereporting sur la plateforme de dématérialisation (le portail public de facturation ou une autre plateforme de dématérialisation).

Le PPF est la plateforme publique mise en place par l’administration fiscale. Elle sera gratuite et assurera toutes les fonctionnalités prévues par la réforme.
Une PDP est une plateforme privée, partenaire de l’état, qui a fait l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration, pour une durée de trois ans renouvelable, dont les conditions seront précisées par voie réglementaire.
En dehors du PPF, seule une plateforme partenaire sera habilitée à assurer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière de facturation électronique et de E-reporting.
Pour en savoir plus, consulter le site  https://www.impots.gouv.fr/facturation-electronique-et-plateformes-partenaires

Les factures aux particuliers ne sont pas concernées par la facturation électronique.
Vous pouvez continuer à transmettre vos factures comme aujourd’hui (Email ou courrier papier par exemple).
En revanche, un flux E-reporting dédié devra être établi par votre structure à destination de l’administration fiscale.

Si vous utilisez une plateforme de e-commerce, pour réaliser des ventes à des consommateurs en France ou dans l’Union européenne, vous serez soumis à l’obligation de transmission des données de transactions avec des non assujettis (e-reporting  « B to C « ) dès lors que :
• le bien est stocké en France : vous réalisez alors une vente domestique à un non assujetti (si le consommateur est en France ou dans l’Union Européenne, dans la mesure où le seuil des ventes à distance (VAD) de 10 000€ n’est pas dépassé) ou une vente à distance intracommunautaire (si le consommateur est dans l’UE et que le seuil des VAD est dépassé) ;
• le bien est au départ d’un autre Etat membre de l’Union européenne : vous réalisez une vente à distance intracommunautaire (si le consommateur est en France et que le seuil des VAD de 10 000€ est dépassé) ;
• le bien est au départ d’un Etat hors de l’Union européenne et sa valeur hors taxe est supérieure à 150€ : vous réalisez une vente à distance d’un bien importé. Si la valeur du bien est inférieure à 150€, c’est la plateforme de commerce électronique qui sera redevable de la TVA et donc de la transmission de e-reporting sur l’opération de vente à l’acquéreur final.

Le Portail Public de Facturation sera disponible et utilisable par tous les assujettis pour les transactions entre assujettis.

Si vous conservez Excel pour votre facturation, vous devrez ressaisir les factures et les flux E-reporting sur votre plateforme d’émission (Portail Public ou Plateforme de dématérialisation).
L’utilisation d’un logiciel Sage vous aidera à transmettre directement les factures et flux E-reporting sans ressaisie.

Les avoirs sont concernés et seront transmis comme une facture électronique avec un paramètre prévu pour les différencier.

Vous devrez indiquer votre choix de plateforme de réception dans l’annuaire centralisateur tenu par le Portail Public de Facturation ainsi chaque plateforme utilisées par vos fournisseurs auront accès à cette information pour vous router les factures électroniques.

Notre engagement

OCM s’engage à accompagner ses clients de façon personnalisée, pour les aider à comprendre et à anticiper les impacts structurels, techniques et organisationnels de ce changement majeur.

Nous vous aidons à faire de cette transition vers la facturation électronique, une réussite et une opportunité d’améliorer l’efficacité de votre entreprise.

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